Blogul Office 365

Server de fișiere în cloud! OneDrive Enterprise Edition?

Astăzi, nu contează deloc să fie special dacă o companie dorește să stocheze fișiere în cloud. Cu toate acestea, modul în care fac toate acestea nu mai contează.

Majoritatea întreprinderilor mici și mijlocii au un server local (undeva în colț) unde sunt stocate fișierele partajate. Acesta ar putea fi X: drive sau ceva similar. Desigur, pot exista mai multe unități, dar asta nu schimbă punctul, ele stochează fișierele necesare pentru lucru într-un singur loc.

blogul

Astăzi, angajatul tipic nu numai că stă la birou, dar dorește și să lucreze de la distanță. Corespondența a fost mult timp un caz simplu, necesită o conexiune externă, iar literele sunt accesibile și din exterior.
Fișierele partajate sunt deja o sarcină mai complexă:

  • Avem nevoie de o mașină care poate fi controlată de la distanță, de ex. Cu Teamviewer sau o conexiune desktop la distanță
  • Sau trebuie să fie configurată o conexiune VPN, dar este un simplu instrument mortal pentru aparate foto
  • Se pot utiliza și alte accesuri externe încorporate, de ex. serverul Small Business, dar trebuie să descărcați și să încărcați fișierele, iar produsul server în sine nu mai există
  • SSH Tunnel J pentru guru Linux
  • Server FTP dacă suntem curajoși
  • ...

Pentru un cuvânt ca o sută pentru utilizatorul mediu, niciunul nu este un model de ușurință în utilizare. Cu toate acestea, folosim servicii cloud în fiecare zi (Facebook, Hotmail, Youtube, ...) și avem încredere în furnizorii de servicii mai buni. De ce nu puneți și serverul de fișiere în cloud?

Există mulți furnizori de servicii în care este disponibil un astfel de serviciu: de ex. OneDrive, Dropbox și Google Drive. Cu fiecare, obținem o cantitate imensă de spațiu de stocare la un preț scăzut. Cu toate acestea, aceste servicii sunt concepute pentru a gestiona datele unui utilizator. Niciunul nu este pregătit pentru a fi partajat de mai mulți utilizatori. Din această cauză, dacă îl vom folosi ca stocare partajată, vom întâlni în curând limitări. De exemplu, nu există un sistem de autorizare, toată lumea folosește un cont de utilizator cu o singură parolă, fără backup garantat ...

Cu toate acestea, versiunea OneDrive Enterprise pare deja mai bună, deoarece este deja un sistem pentru întreprindere. Posibil:

  • creați biblioteci de documente
  • documente
  • căutați documente
  • atribuiți permisiuni altor utilizatori
  • acțiune
  • există o copie de rezervă garantată a acestuia
  • poate fi atașat la o unitate
  • 1 Tb de stocare (1024 Gb)
  • ...

Versiunea OneDrive Enterprise este practic un site SharePoint, iar SharePoint este unul dintre cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor. Ei bine, hai să facem un cont și după o mică configurare și încărcare, fișierele sunt disponibile în cloud și sunt disponibile. Toți angajații pot accesa, edita, redenumi, muta și șterge fișiere. La fel ca serverul de fișiere local.

La fel pentru orice, plus o locație mai sigură, accesibilă de oriunde. Toată lumea este fericită, bifă sarcină?

Ei bine, din păcate, acest lucru nu se poate spune, deoarece contracarările vor fi dezvăluite în curând. Există mai puține opțiuni de backup, doar un singur utilizator poate sincroniza fișierele cu mașina locală (de exemplu, dacă doriți să le accesați fără rețea). Deoarece este stocarea partajată, nu sunt doar datele unui utilizator aici, putem ajunge rapid la numărul limită de 20.000 de fișiere de sincronizare.
Dacă doriți să sincronizați, poate toată lumea poate utiliza același cont, dar totul va fi sincronizat cu toate mașinile. Vă amintiți serverul de fișiere al companiei? Va rămâne fără spațiu pe mașini ca vântul. În plus, consumă lățime de bandă și, dacă un fișier este editat pe două mașini, utilizatorul final va întâlni tot felul de mesaje de eroare și solicitări. Este destinat utilizării personale a unei persoane.

OneDrive Enterprise - cred că utilizarea numelui este o tragedie - poate fi ușor confundată cu OneDrive, deși nu au mult de-a face unul cu celălalt, OneDrive Enterprise este construit pe o arhitectură complet diferită: SharePoint, soluția Microsoft pentru întreprinderi. Ne apropiem de soluție.

SharePoint Online constă din mai multe părți într-un mod foarte simplificat:

  • OneDrive Enterprise Edition pentru uz personal
  • și site-uri de grup SharePoint pentru stocarea documentelor partajate Microsoft

Soluția pentru partajarea fișierelor este site-ul Web SharePoint Online Group.

A fost dezvoltat direct în acest scop, cu funcții la nivel de întreprindere pentru stocarea și gestionarea documentelor comune.

Cu toate acestea, pentru site-urile de grup, obținem mai puțin spațiu de stocare în mod implicit: 10 GB + 500 MB per utilizator abonat
Limita maximă de stocare este de 1 Tb și 500.000 de grupuri de site-uri per grup de site-uri.

Trebuie să plătim pentru spațiul de stocare suplimentar, chiar dacă nu este prea scump. Un magazin tipic de documente partajate de 200 GB este mai mic de 10 mii HUF pe lună. (În prezent 0,15 EUR/GB/lună)

"Când salvați documente în OneDrive pentru Enterprise?

  • Dacă nu intenționați să le împărtășiți.
    Documentele salvate în OneDrive pentru Enterprise sunt personale în mod implicit, cu excepția documentelor plasate în folderul Shared with Everyone. De aceea, OneDrive for Business este cea mai bună alegere pentru proiecte sau documente personale pe care nu doriți să le vadă alții.
  • El intenționează să le împărtășească, dar scopul sau ciclul lor de viață este limitat.
    Uneori trebuie să lucrați cu documente care nu au legătură cu proiectele în curs, care sunt importante doar pentru dvs., dar doriți să le împărtășiți. De exemplu, este posibil să scrieți un articol care apare pe un blog și doriți să solicitați unora dintre colegii dvs. de muncă să revizuiască și să facă modificările necesare înainte de a fi publicat. În acest caz, este necesar ca persoanele să utilizeze documentul o singură dată. Oamenii nu au nevoie de informații contextuale suplimentare și nu trebuie să știe exact unde stocați documentul. Tot ce aveți nevoie este un link către document și permisiunea de editare.
  • Nu puteți identifica site-ul grupului existent pe care este situat documentul și credeți că scopul documentului nu necesită crearea unui nou document.

Salvați documentele în memoria cache a site-ului grupului dacă.

  • Doriți ca membrii echipei să vadă documentul ca fiind legat de un proiect în desfășurare.
  • Doriți să distribuiți proprietatea și licențele către o gamă mai largă de utilizatori. Dacă un document este important pentru succesul unui proiect, este recomandabil să implicați și alții, în afară de dvs., care pot controla ce se întâmplă pe site.
  • Doriți să eliberați permisiuni pe baza unui site în loc de documente individuale. Persoanele care accesează site-ul grupului au acces și la documentele stocate pe site.
  • Celelalte documente legate de proiect au fost deja salvate în depozitul de pe site-ul grupului și alții îl vor căuta acolo.
  • Doriți să creați un flux de lucru de trimitere care atribuie documentul unei alte persoane. "