Sistem online gratuit de lucru în echipă pentru biroul de acasă

Există o mare grabă acum online. Chiar și companiile mari depun eforturi serioase pentru a multiplica infrastructura de sistem online de lucru în echipă existentă, care anterior a fost concepută acum pentru X persoane, dar în mare parte au bani pentru a face acest lucru. Dar ce zici de școli, organizații nonprofit, afaceri mai mici?

Vestea bună este că există o mulțime de companii care operează sisteme de lucru în echipă care sunt concepute pentru a permite unei companii sau unei organizații să lucreze împreună în timp real, să comunice între ele, să țină evidența sarcinilor lor și să-și stocheze fișierele online. Știri și mai bune sunt că aceste companii au de obicei funcționalități limitate, dar sunt dispuse să le ofere gratuit.

Iată unul dintre sistemele de lucru în echipă pe care le folosim

De câțiva ani folosim două astfel de sisteme pentru serviciul nostru de difuzare și pentru funcționarea serviciului nostru de producție media și de conținut pentru clienții noștri. Să începem cu ceea ce puteți utiliza pentru a gestiona și controla gratuit funcționarea online a unei mici companii, cu o interfață de lucru în echipă, bibliotecă de documente, gestionarea sarcinilor, calendar comun, chat, conferință. Funcționează pe PC, Mac OS, browser sau aplicație, mobil, tabletă, laptop.

Acesta este Samepage, o interfață de colaborare centrată pe grup. Înregistrați-vă și porniți-l în aproximativ o jumătate de oră și veți avea un sistem eficient de lucru în echipă gratuit. (Fără link afiliat, nu câștigăm bani cu asta) De obicei, ca orice lucru în echipă, aveți nevoie de o echipă. Odată ce v-ați înregistrat (observ că veți obține o versiune Pro de 15 zile, care nu contează prea mult acum, vă voi arăta funcționalitatea gratuită) puteți începe să vă construiți echipa și apoi să lucrați online de acasă din confortul biroul dvs. de acasă.

Noțiuni introductive - Grupuri de lucru în echipă Samepage

Pe baza a 3 ani de experiență, am dezvoltat funcția pe care o folosim și pe baza căreia merită să grupăm utilizatorii. Vă sugerez ca primul pas pentru dvs. să fie gruparea oamenilor: creați grupuri care trebuie să lucreze împreună. În cazul nostru, de obicei ne-am grupat în funcție de activitățile noastre, dar există excepții, de exemplu, pentru proiecte mai mari, în care a trebuit să adăugăm toate activitățile noastre. Cu tine, totul poate fi orientat spre proiect, dar cunosc pe cineva care folosește doar marea echipă comună Toată lumea. Deci, avem următoarele echipe:

Puteți crea echipe făcând clic pe pictograma Echipe din bara de meniu verde verticală din stânga și apoi pe butonul Echipă nouă. Dacă utilizați Samepage pentru prima dată, este o idee bună să invitați și membrii echipei la grup. Pentru a face acest lucru, trebuie să introduceți adresa de e-mail. Puteți alege dintre cele existente ulterior (sau dacă ați adăugat deja utilizatori). Puteți lucra cu orice număr de membri și cu orice număr de grupuri în versiunea gratuită și chiar puteți oferi acces persoanelor din afară, astfel încât, să spunem, clientul dvs. să poată urmări progresul unui proiect. Dacă nu sunteți încă sigur cine va lucra în grup, desigur puteți invita (și bineînțeles șterge) persoane să se alăture grupului mai târziu făcând clic dreapta pe Membrii echipei din partea de sus. Dacă aveți nevoie, puteți crea sub-echipe în cadrul echipelor (Sub-echipă)

Cum să lucrați cu echipa dvs. la această interfață de colaborare?

Dacă ați citit acest articol, veți răspunde la această întrebare. Desigur, nu există două companii care seamănă și să aibă un flux de lucru. Vă voi arăta cum să utilizați acest sistem online în domeniul producției de televiziune, în acest mod voi încerca să vă dau inspirație și idei despre ce să folosiți și cum. Folosim aproape toate funcțiile gratuite de câțiva ani.

Acesta este modul în care ajută la producerea unui spectacol în munca în echipă Samepage

Pentru funcționarea sistemului, să vedem cum se face revista Sportlövő cu noi. În emisiune, există de obicei 5-6 roluri ale personalului care face o difuzare. Să vedem cum merge cu noi.

Echipa de producție a Revistei include membrii echipei care sunt implicați în producția de programe. Una dintre funcțiile de bază ale sistemului este un mare document online comun sau mai degrabă o pagină (de unde și numele, deoarece toți lucrăm pe o singură pagină = aceeași pagină) pe care toată lumea poate scrie. Gestionăm fiecare difuzare la nivel de proiect, astfel încât să avem un astfel de document pe difuzare. În acest caz, revista ianuarie Sportlövő. Astfel de documente nelimitate pot fi create în orice echipă și o mulțime de lucruri pot fi împachetate pe pagină, de la text, conținut de foaie de calcul până la intrări din calendar, sarcini, conținut video și imagine etc.

Trebuia să avem informații despre producție și despre personal într-un singur loc, iar managerul de producție ar putea lucra cu editori, cameraman, editor și informațiile tuturor vor fi ușor accesibile și toate modificările ar putea fi urmărite online în timp real pe PC, Mac, pe Android, pe iPhone . Așa arată pagina celei de-a 25-a emisiuni a revistei Sports Shooter.

Pe lângă tabel și text, plasăm rotațiile pe fila de difuzare ca intrări de calendar, aici încărcăm fișierele, de ex. licența de rotație, punem sarcinile legate de producție pe aceeași foaie, a cărei stare curentă poate fi urmărită și în timp real. Acestea sunt vizibile și accesibile tuturor. (Nu există permisiuni diferite în versiunea gratuită)

Comunicare zilnică cu echipa

Comunicarea zilnică se face în cea mai mare parte prin funcția de chat de neratat, care funcționează pe două niveluri:

Pe de o parte, pentru fiecare echipă sau un chat comun, pe care departamentul dat păstrează contactul general. Conversația în echipă, dar ar putea fi utilă separarea marelui grup Toată lumea, unde toată lumea vede totul. Cred că acest lucru poate fi folosit mai ales pentru anunțuri și invitații comune ale companiei.
În plus, fiecare Dokumetum (pagina) are un chat separat în care are loc comunicarea legată de programul dat. Merită să vă dați seama din timp și să împărțiți ceea ce scrieți pentru a nu avea haos mai târziu. Funcțiile de bază de chat funcționează acum: mențiune, emojik, atașament.

De asemenea, un instrument de comunicare de bază este apelarea vocală sau video, pe care o folosim rar, dar în situația actuală, să zicem, luând notițe împreună sau folosind documentul Echipei în modul de prezentare, puteți începe o conferință de companie cu un singur clic.

Fila Sarcini, evenimente, fișiere pentru echipă conține toate sarcinile echipei, evenimentele din calendar și fișierele (inclusiv cele care nu sunt în fila comună). Aceste vizualizări vă ajută să rezumați și să navigați între ele cu diferite sortări și filtre.

Samepage sistem de lucru în echipă vizualizări rapide

Când vă conectați, vă așteaptă un extras și o interfață de navigare rapidă, cu un rezumat al intrărilor Căsuță intrare, Task și Calendar necitite și o listă a echipelor și locațiilor care ar putea fi de interes pentru dvs. Butoanele din câmpul verde din stânga au o orientare similară, cu diferența că putem vedea conținutul despre noi acolo, de ex. propriile noastre sarcini și calendar. Inbox colectează logic ceea ce s-a întâmplat recent. Aceasta oferă o imagine de ansamblu bună a ceea ce s-a întâmplat, intrări fără răspuns. Plasând mouse-ul peste punctul mic va apărea o perspectivă rapidă care arată istoricul chat-ului, deci să presupunem că puteți vedea nu numai ultima intrare de chat, ci întreaga conversație dintr-o privire.

Interfața de lucru în echipă online Samepage vine, de asemenea, cu un program desktop complet pentru PC, care folosește mai bine resursele computerului și funcționează chiar și în absența internetului, deși trebuie să vă sincronizați pentru a fi la curent, ceea ce este de așteptat în acest caz. Versiunea mobilă pentru Android și iPhone funcționează bine, totul funcționează așa cum ar trebui. Cu setările corecte de securitate și notificare, puteți rula în fundal, conținutul poate fi schimbat în timp real, chatul este rapid, apelurile audio și video nu sunt întrerupte, deși este evident o chestiune de calitate a internetului.

Ce fel de sistem de lucru în echipă primim gratuit?

Ca microîntreprindere, suntem bucuroși să lucrăm cu versiunea gratuită, își face treaba în comunicarea zilnică. Îmi place că o serie de restricții au fost eliminate de către dezvoltatori în ultimii ani. Nu mai avem un număr maxim de utilizatori și pagini comune și nu ne lipsește setarea nivelurilor de acces la fișiere. Poate că 2 GB de stocare se pot epuiza rapid, dar acest lucru poate fi completat de o mulțime de spațiu de stocare bun în cloud. Este demn de remarcat faptul că în versiunea gratuită nu există un timp de jurnal nelimitat și puteți căuta doar în ultimele 30 de zile. În general, un sistem de guvernanță mini-corporativ util bine reglat este disponibil pentru oricine are nevoie să lucreze online cu echipa lor de la distanță.

Apropo, cea mai mare lecție pentru noi a fost că trebuie să regândiți procesele companiei dvs. înainte de a începe să utilizați o interfață de colaborare online pentru orice sistem. Ideea este să vă gândiți acum la modul în care funcționează compania dvs. și la modul în care un astfel de sistem de colaborare în echipă ar putea sprijini acest lucru. Nu faceți deloc, deoarece există o funcție, dar invers: procesul existent trebuie să fie susținut de Samepage. Cu toate acestea, este important (pentru orice sistem) dacă începeți să-l utilizați, apoi faceți-l în mod consecvent. Nu aveți chat pe Facebook, găsiți MammutMail mixt deoarece nu veți putea controla modul în care funcționează.

Din păcate, lumea este plină de soluții de sufixe, conturi Gmail „partajate” și alte sisteme pe care mulți oameni le cunosc numele de utilizator și parolele, dar există o mulțime de „expeditori ignoranți” sau „nu pot găsi expeditori” din nou sau persoane care numai știu WeTransfer sau „nu aș putea enumera, acestea vor provoca cu siguranță haos și netrasabilitate pe termen lung, ca să nu mai vorbim de securitatea datelor.

Asigurați-vă că rețineți că, dacă începeți să-l utilizați - doar din cauza situației virologice - ce se va întâmpla atunci când telecomunicațiile nu mai sunt obligatorii. Poți să te întorci sau vrei să te întorci. Vei crește și poți plăti pentru asta.

Vă doresc un birou bun la domiciliu

László Péli
Pélicom Media
manager de producție