5 lucruri pe care le puteai, încă nu știai despre control

Autor: Péter Salga 10 noiembrie 2019.

Așa cum recunosc toți liderii companiei, inclusiv sper că voi, controlul este important și necesar. Probabil că sunteți de asemenea conștient de faptul că acesta este un fel de control cu ​​care vă puteți monitoriza finanțele, de exemplu (da, accentul este pus pe Atenţie ). Este posibil să fi auzit că „ceea ce nu poți măsura, nu poți îmbunătăți” și ți s-au arătat cu siguranță tablouri de bord de designer cu grafice, hărți și indicatoare care ilustrează fiecare metrica.

V-ați jucat vreodată cu ideea că în fiecare dimineață, când vă așezați în fața computerului în birou (sau pur și simplu ridicați telefonul), urmați cele mai importante numere ale companiei dvs. pe acest tablou de bord? Este posibil ca ERP-ul dvs. actual să nu asigure pe deplin acest lucru. Dacă nu ați ajuns la punctul de a face lucruri și de a construi un sistem de control serios în compania dvs., atunci am un sfat: pe de o parte, probabil că nu simțiți importanța strategică a acestui lucru și, pe de altă parte, nu știi cât de ușor este să o faci corect.!

Conceptul de BI

Business Intelligence (BI), business intelligence, suport decizional, sistem informațional de management, control - toate înseamnă același lucru: un instrument cu ajutorul căruia puteți face cu ușurință compania dvs. bazată pe date (a se vedea conceptul următor). Astăzi, accentul pe business intelligence se pune pe vizualizarea datelor, chiar și atunci când auzim asta gândindu-ne instinctiv la graficele color.

Deși este un lucru capricios să vedeți performanța comercianților dvs. pe o diagramă cu bare de culoare, de exemplu, puteți urmări aceste informații și în sistemul dvs. de afaceri (deși diagramele nu se vor roti acolo). Scopul BI începe acolo unde ERP se termină: când puteți extrage informații din acesta care sunt aproape inaccesibile în sistemul dvs. de afaceri.

Dacă răsfoiți articolele de pe site-ul nostru web, puteți citi despre multe exemple similare, dar despre ce scriu acum este cel mai important indicator al întreprinderilor economice: profit .

Probabil veți vedea profitul total al companiei dvs., nu din contabilitate, deoarece este realizat doar pentru NAV de către contabilul dvs. Știți un număr pentru anul trecut, dar în ultima lună, valoarea profitului a fost estompată. Cu toate acestea, nu mai puteți extrage din sistemul dvs. de guvernanță corporativă câți bani a câștigat ieri compania dvs., de fapt, puteți vedea și mai puțin câți câștiguri se realizează pe grupe de produse sau manual angajaților, proiectelor, mașinilor.

Este important să înțelegeți că nu vorbesc despre marjă, pe care probabil o puteți lista și din sistemul dvs. actual. Veniturile pot proveni din mai multe surse și le puteți lega pe toate în multe locuri pentru a vedea clar. Pentru clienții noștri de producție și servicii, acest lucru poate fi foarte complicat, avem un angrosist în care datele provin din peste 100 de surse de date diferite pentru calcularea costurilor și apoi simplificate într-un grafic curat acolo. Acest lucru ar fi imposibil de realizat într-un ERP, deoarece de cele mai multe ori aceste surse de date se schimbă dinamic.

Ce înseamnă controlul datelor?

Cu siguranță ați dat peste acest concept foarte la modă în ultima vreme și s-ar putea chiar să aveți o imagine a acestuia, cum ar fi Uitare în filmul Tom Cruise.

care

Sunteți aproape de realitate, deși noi, la Dyntell, credem că controlul datelor este și mai dinamic: și anume, atunci când sistemul vă poate avertiza în mod activ dacă ceva nu merge așa cum doriți.

Pentru a da câteva exemple:

  • dacă unul dintre furnizorii dvs. oferă unul dintre produsele dvs. sub prețul de achiziție,
  • dacă pe una dintre mașini se generează o cantitate extremă de resturi
  • sau dacă unul dintre inginerii dvs. lucrează de câteva zile la același proiect mic.

BI este capabil să trimită mesaje instantanee atunci când apar astfel de evenimente și ce este mai bine că, fiind inventat pentru asta, aceste mesaje de avertizare pot fi parametrizate foarte ușor și rapid . Pentru organizațiile slabe, această caracteristică este excelentă atunci când descoperă că un proces nu funcționează bine: stabilesc o alarmă sau un mesaj de avertizare în BI, astfel încât data viitoare când managerul se va întâmpla din nou, managerul va fi notificat în timp util.

Dar, în același mod, finanțele pot utiliza controlul datelor atunci când sistemul trimite o scrisoare formatată automat către client despre conturile deschise.

De ce ERP nu știe asta?

Prin urmare, sistemul de gestionare a tranzacțiilor ERP are o structură complet diferită, un mecanism de stocare a datelor, deci nu este potrivit pentru recuperarea informațiilor cu flexibilitate și rapiditate, în funcție de noile aspecte. Sarcina ERP este de a asigura introducerea datelor, deoarece, atunci când acestea sunt implementate, se dezvoltă un proces în compania dvs., care este urmat ulterior de sistem. Deci, acest sistem este conceput pentru a înregistra și stoca date, nu pentru recuperarea dinamică a datelor. Desigur, este posibil să creați declarații personalizate în sistemul dvs. de afaceri care să arate informațiile pe placul dvs., dar dezvoltarea acestora este destul de costisitoare și consumă mult timp, iar declarația finalizată nu va fi nici rapidă, deoarece lucrați dintr-un depozit unde nu preluați informații, dar introducerea datelor este primordială.

Sistemele BI moderne, pe de altă parte, se pot conecta la baza de date a oricărui sistem de management al întreprinderii și apoi pot transfera datele de acolo către propria lor bază de date bazată pe analize, utilizând sincronizarea. De acum înainte, aveți deja o platformă unde puteți interoga orice informație într-un mod nou în viteza fulgerului.

Ce lucru bun este pentru mine?

BI este garantat pentru a genera bani pentru dvs. Pentru unul dintre clienții noștri, când am setat alerta pentru a indica note de livrare nedivise, sistemul a listat imediat articolele care au fost expediate în ultimii 3 ani, dar finanțarea a uitat să le factureze. Erau zeci de milioane de articole!

Acesta este un exemplu tipic de momentul în care BI plătește înainte de a fi introdus. Aș putea scrie despre mai multe cazuri în care analiza costurilor a arătat că clientul nu are la fel de mult profit pe produsul dat pe cât credea anterior și compania își câștigă banii în altă parte.

În astfel de situații, o creștere brutală a profiturilor poate fi realizată prin reorganizarea portofoliului de produse. Mulți angrosiști ​​folosesc funcția de prognoză bazată pe inteligență artificială a sistemului nostru de BI pentru a determina exact care este nivelul optim de inventar de care aveți nevoie pentru a păstra în stoc în magazinul dvs. particular. Din datele istorice privind pierderea în greutate, se poate prezice că de ex. cât de mult croissant va slăbi mâine sau câte elemente de fixare merită comandate luna viitoare.

Deși introducerea ERP a fost un dezastru financiar și încă nu știți astăzi dacă banii investiți au dat roade de atunci, BI a generat bani din prima zi, arătând curbe de recuperare extrem de rapide. Acesta este motivul pentru care ne angajăm să încheiem un contract cu BI cu o garanție a profitului pentru unii dintre clienții noștri, adică ne angajăm nu numai că implementarea BI va da roade, ci și că va crește profiturile pe termen scurt (adesea cu mai mult de 10%).

Nu am un om care să se ocupe de asta

Este destul de obișnuit ca companiile cu o cifră de afaceri de 1 miliard HUF să nu aibă un specialist IT separat care să sprijine managerii în extragerea informațiilor necesare pentru deciziile lor. Sigur, este bine să aveți unul, dar nu aveți nevoie de un om de știință pentru date pentru a utiliza sistemul BI. Cel mai mare avantaj al sistemului constă în acest lucru:

  • liderii voștri îl pot folosi singuri,
  • pot filtra datele,
  • pot detalia în datele trimestriale privind veniturile pentru a vedea de unde provin valorile aberante
  • și pot genera cu ușurință un nou tabel pivot.

Sistemele BI moderne sunt self-service, deoarece după un scurt antrenament le puteți asambla cu instrumente de drag & drop pe interfața sistemului, de ex. o hartă care arată marja produselor vândute de vânzătorii dvs. pe zone. Desigur, poate fi necesar un profesionist IT mai instruit pentru a conecta sursele de date și a defini câmpurile calculate, dar consultanții Dyntell pot construi acest sistem de fundal, astfel încât să puteți utiliza și analiza cu ușurință datele afișate ulterior.