Reglementări de călătorie

Scopul acestor reglementări este de a asigura un tratament egal și uniform pentru cei care călătoresc în numele sau pe cheltuiala Asociației Wikimedia Ungaria. Această politică se aplică numai celor ale căror cheltuieli de călătorie sunt suportate de Asociația Wikimedia Ungaria. Cei care sunt plătiți de o altă organizație (cum ar fi Fundația Wikimedia) sau călătoresc pe cheltuiala lor nu sunt.

reglementări

Reguli principale

  1. Toate aranjamentele de călătorie (aerian, nautic, feroviar, auto - inclusiv închirierea vehiculelor) și rezervarea trebuie făcute cu implicarea și cunoștințele Asociației Wikimedia Ungaria.
  2. Toate aceste călătorii trebuie să respecte și să nu încalce politicile de autorizare a călătoriei
  3. Toată lumea care primește rambursarea pentru călătorie (indiferent dacă este angajată sau nu) de la Asociație este așteptată
    1. călătorii în clasa economică sau clasa a doua sau clasa economică și
    2. cât mai ieftin posibil (în termen)
  4. Închirierea de mașini poate fi luată în considerare numai în cazul în care costurile sale sunt demonstrabil mai mici decât transportul public local (cost total) sau dacă nu există altă opțiune pentru a ajunge la destinație.
    1. Chiar și atunci când închiriați o mașină, ar trebui să căutați cea mai ieftină opțiune; aici sunt eligibile doar vehiculele din clasa economică
    2. Mașinile trebuie returnate în modul specificat în contract (de exemplu, rezervor plin) și la timp; orice amendă rezultată din astfel de erori sau omisiuni va fi suportată de chiriaș
    3. Sancțiunile pentru încălcarea regulilor de circulație sunt suportate și de locatar, iar Asociația nu le va rambursa niciodată sub nici o formă.
  5. Asociația va rambursa doar cheltuielile de cazare care sunt direct legate de scopul și cel mai scurt timp al călătoriei și sunt suportate acolo, indiferent dacă persoana în cauză merge mai devreme sau rămâne pe site mai mult timp.
  6. În general, plimbările cu taxiul sunt, de asemenea, rambursabile, dar Asociația solicită călătorilor pe cheltuiala lor să evite rularea ori de câte ori este posibil; utilizată numai dacă nu există în mod demonstrabil nici o altă opțiune
  7. Călătorii pe cheltuiala Asociației au, de asemenea, posibilitatea de a solicita rambursarea cheltuielilor cu masa pe baza facturilor prezentate, dacă au participat la un eveniment în care masa dată (micul dejun, prânz sau cină) nu a fost furnizată și cazarea în care au nu a furnizat. Astfel de mese pot fi contabilizate numai în principalele zile ale evenimentului
  8. Alte costuri sunt, de asemenea, eligibile dacă sunt justificate și strict necesare pentru călătorie
  9. Călătorii își pot combina vacanța cu o călătorie susținută de Asociație (de exemplu, pleacă mai devreme și/sau se întorc mai târziu) atâta timp cât nu există costuri suplimentare pentru Asociație (de exemplu, un bilet de întoarcere nu este mai scump în combinația pe care călătorul o dorește decât dacă călătoria de întoarcere a avut loc cu o zi înainte și după motivul călătoriei)
  10. Toate persoanele care călătoresc finanțate de Asociație trebuie să poată contabiliza toate forintele petrecute în termen de 30 de zile calendaristice de la sfârșitul motivului călătoriei (indiferent de data întoarcerii lor), deci sunt obligați să solicite, să păstreze și să predea toate facturile către Asociație.
  11. Toate costurile vor fi rambursate retrospectiv pe baza facturilor prezentate, cu excepția cazului în care Biroul decide altfel în legătură cu călătorul în cauză.
  12. Asociația rambursează toate costurile exclusiv în HUF și prin transfer bancar
    1. Toate facturile emise în forinți non-unguri vor fi convertite în forinți în funcție de rata centrală MNB actuală la data respectivă
    2. Orice taxe bancare suportate de călător din cauza transferului bancar nu sunt eligibile
  13. Ceea ce reglementările de călătorie nu indică în mod clar drept costuri rambursabile nu vor fi rambursate de către Asociație

Procedură

1. Aranjamente generale de călătorie
Toate aranjamentele de călătorie (fie că este vorba de aer, apă, cale ferată, mașină - inclusiv închirierea vehiculelor) și rezervarea trebuie făcute cu implicarea, cunoștințele și consimțământul Asociației Wikimedia Ungaria.

2. Contract
Toate rambursările cheltuielilor de călătorie pot fi solicitate numai în urma unui contract de subvenționare sau de detașare semnat de sponsor (Asociație) și beneficiar (călător). În absența unui astfel de contract, Asociația poate refuza plata integrală. Numai președinția Asociației poate acorda o scutire de la obligația de a încheia un contract, motivând decizia sa în scris public.

Condițiile contractului sunt obligatorii pentru toate părțile. În cazul în care călătorul nu îndeplinește sarcinile asumate în contract în schimbul subvenției până la termenul specificat în acesta, Asociația refuză plata.

3. Transport
Indiferent de modul de transport pe care îl folosește călătorul, el trebuie să se străduiască întotdeauna pentru cea mai ieftină opțiune posibilă. Dacă cineva dorește să călătorească într-o clasă superioară, Asociația îi va rambursa doar partea din prețul biletului care ar costa o economie sau un bilet echivalent în aceleași circumstanțe; diferența ar trebui să conste în propriul buzunar

4. Rezervare la hotel
Călătorilor Asociației li se vor rambursa costurile de cazare pe baza facturilor prezentate
Cazarea standard este o cameră privată cu baie privată, în conformitate cu practica generală în cea mai ieftină locație posibilă
Cei care stau în cazare necomercială (de exemplu, cu rude, cunoscuți sau, de exemplu, prin site-uri de couchsurfing) nu au dreptul la rambursarea costurilor de cazare

5. Taxi și transport public local
În general, plimbările cu taxiul sunt, de asemenea, rambursabile, dar Asociația solicită călătorilor pe cheltuiala lor să evite rularea ori de câte ori este posibil; este utilizat numai dacă nu există în mod demonstrabil nici o altă opțiune rezonabilă. Aceste excursii sunt, de asemenea, rambursate de către Asociație numai contra facturii prezentate.

Costurile transportului public local, dacă nu sunt prevăzute de scopul călătoriei, pot fi rambursate în limita minimă justificată în raport cu biletele sau abonamentele prezentate.

6. Mese
Călătorii în numele Asociației au, de asemenea, posibilitatea de a solicita o rambursare a mesei pe baza facturilor prezentate pentru mesele care nu au fost furnizate sau pentru mesele care nu au fost oferite de cazare (mic dejun, prânz sau cină)., obsesie cere diurna.

Taxa zilnică este stabilită la 15 EUR sau în moneda locală echivalentă calculată pe baza ratei centrale zilnice curente MNB. Nu trebuie să prezentați o factură pentru masă dacă solicitați diurna.

Diurna este distribuită după cum urmează:
20% Mic dejun (3 Euro)
30% prânz (4,5 EUR)
50% cină (7,5 euro)

De exemplu, dacă în acea zi există mic dejun (la cazare) și prânz (la eveniment), dar cina nu este furnizată, taxa zilnică pentru ziua respectivă este de 7,5 euro sau moneda locală echivalentă calculată în funcție de Cursul de schimb central al MNB pentru ziua respectivă.

În cazul persoanelor angajate de Asociație, diurna este considerată a fi salarii mai mari decât salariul și este încă impozitată.

Asociația rambursează numai mesele persoanei susținute, nu și celor invitate de acesta. Dacă o factură pare a fi nerezonabil de mare pentru consumul unei persoane la locul în care este datată factura (fie pentru că a comandat mâncare scumpă/la locul respectiv, fie pentru că i-a invitat pe alții), rambursarea acesteia poate fi refuzată.

7. Alte costuri
Următoarele alte cheltuieli de călătorie pot fi rambursate la cerere contra facturii prezentate:

  • costurile vizei
  • dacă scopul călătoriei durează cinci sau mai multe zile, o singură spălătorie („Spălătorie”)
  • taxe pe cea mai rapidă rută între punctul de plecare și destinație
  • taxe de parcare justificate, inevitabile
  • bagaje supraponderale, dacă transportă echipament de asociere și greutatea totală a acestuia depășește o cincime din greutatea maximă care poate fi transportată (de exemplu, 4,6 kg în cazul a 23 kg) și plata taxei nu poate fi evitată în niciun alt mod

8. COSTURI NEELIGIBILE

Alte costuri care nu sunt incluse în lista de la punctul 7 (de exemplu, asigurare de călătorie, taxe bancare) nu pot fi taxate în niciun fel sau formă!

9. Conectarea la vacanță
Călătorii își pot combina vacanța cu o călătorie susținută de Asociație (de exemplu, pleacă mai devreme și/sau întoarcere mai târziu) atâta timp cât nu există costuri suplimentare pentru Asociație (de exemplu, un bilet de întoarcere nu este mai scump în combinația pe care călătorul o dorește decât cea mai rezonabilă versiune justificată de scopul călătoriei)

În cazul unei călătorii dus-întors, numai costurile care ar fi suportate pe cel mai scurt (pe uscat sau pe apă) sau cel mai rezonabil (în cazul unui zbor) dintre punctul de plecare și destinația călătoriei (de exemplu, taxele de trecere) ) sunt rambursate. În cazul în care călătorul se abate de la cea mai scurtă sau cea mai rezonabilă rută, Asociația va rambursa fie numai costul pe care l-ar suporta ruta cea mai scurtă sau cea mai rezonabilă, fie cel real, oricare dintre acestea este mai ieftin.

În cazul oricărui tip de prelungire (cazare, închiriere auto, altele), numai costurile zilelor principale ale călătoriei pot fi rambursate din suma totală. Suma totală trebuie împărțită la numărul de zile și numărul obținut înmulțit cu numărul de zile principale ale evenimentului.

Cheltuielile prietenilor, soțului și rudelor călătorului sunt considerate a fi cheltuielile private ale persoanei date, cu excepția cazului în care a fost invitată și în scopul călătoriei, unde reprezintă oficial Asociația. Dacă călătorul împarte o cameră cu ei, suma rambursabilă a unității de cazare trebuie împărțită la numărul de persoane care utilizează camera respectivă, inclusiv călătorul. (de exemplu, în cazul călătorului și al partenerului său, costul de cazare care trebuie plătit trebuie să fie redus la jumătate, în cazul a trei persoane, o treime etc.)

10. Cadrul financiar
Consiliul asociației sau angajatul asociației, care a fost autorizat să îndeplinească astfel de atribuții, are dreptul să stabilească un cadru financiar pentru fiecare călătorie. Din nou, directiva generală stabilește cea mai mică sumă posibilă, dar totuși rezonabilă, pe baza informațiilor anterioare. Suma trebuie să fie aceeași pentru fiecare persoană care călătorește, defalcate în funcție de persoană. Directorul este obligat să supravegheze respectarea limitei, prevenirea cheltuielilor excesive și, în cazul acesteia din urmă, recuperarea legală a diferenței dintre limită și suma finală plătită de asociație. Cadrul financiar stabilit se aplică tuturor cheltuielilor de călătorie eligibile.

11. Contabilitatea costurilor
Călătorii trebuie să ia în calcul toate costurile pentru care trebuie să fie rambursate. Li se cere să păstreze toate facturile și să le predea (cu excepția meselor, dacă necesită diurna). Facturile pierdute sunt considerate costuri, fără o factură, Asociația nu va rambursa nimic în afară de diurna. Există 30 de zile calendaristice de la ultima zi a scopului călătoriei pentru decontarea costurilor, în caz de nerespectare a termenului, cheltuielile nerecunoscute vor fi considerate costuri și nu vor fi rambursate de către Asociație după termen. Articolele care nu sunt incluse în regulament nu vor fi rambursate de către Asociație. În legătură cu facturile care par a fi nerezonabil de mari în raport cu elementul dat, Asociația poate solicita călătorului informații suplimentare, pe baza răspunsurilor cărora poate decide să ramburseze doar parțial sau să refuze să le plătească (de exemplu, taxiul când destinația este accesibilă în mod rezonabil cu transportul public).

Plata se poate face numai după decontarea completă și exactă.

12. Plata
Rambursarea cheltuielilor de călătorie se va face întotdeauna retrospectiv, cu condiția respectării integrale a obligațiilor stabilite în contract. Doar președinția Asociației poate acorda o derogare de la rambursarea ulterioară la cererea persoanei în cauză. În cazul în care călătorul nu îndeplinește sarcinile asumate în contract în schimbul subvenției până la termenul specificat în acesta, Asociația refuză plata.

Plata trebuie efectuată în termen de cinci zile lucrătoare de la închiderea declarației de cost.