Matrice în Excel

O „greșeală” obișnuită pe care o văd companiile este să o urmeze, datele de analizat sunt colectate într-un format „matricial” - nu ca bază de date.

Aparent mai simplu, deoarece datele sunt imediat transparente și interpretabile, dar pe termen lung este dificil să urmezi multe tabele mici.

O schimbare totală de perspectivă este necesară în colectarea datelor

Îți amintești scena când o faci Neo ia pastila roșie, intră în Matrice și o nouă lume se desfășoară în fața lui, momentul Adevărului ... El bănuise anterior că există „ceva”, dar cu cunoștințele sale din acel moment nu ar fi putut înțelege.

În mod similar, în Excel, este dificil să se înțeleagă mai întâi avantajele unei „baze de date” față de „tabele rezumative” concise și transparente, dar la început „trebuie să luați pilula”.

S-ar putea să fie complet bizar la început și poate să subverifice viziunea dvs. asupra lumii până acum - adică atunci când vine vorba de numere și date (adică Excel) - dar credeți-mă!

Vă voi arăta în videoclip, așa că poate este mai ușor de înțeles:

Prin urmare, arăt un caz clar:

Un exemplu obișnuit este CALENDARUL

Dacă ar fi să te întreb acum creați un calendar de vizualizare lunar pentru 2020, atunci probabil că ați începe să desenați aspectul cu care erați obișnuiți pe calendarele de perete înainte: ați scrie zilele pe axa orizontală (de luni până duminică) și ați vedea ce zi (miercuri) 1 ianuarie 2020 cade pe ea.

Așa că tastați 1 în miercurea primei linii, apoi continuați numerotarea până duminică (5 ianuarie), apoi a doua linie de la 6 la 12 și așa mai departe până la 31.

Dar a face prima lună pare deja destul de plictisitor, corect?
Când este gata decembrie?
Minim o jumătate de după-amiază dacă nu o zi de muncă ...

Gândiți-vă la câtă energie este nevoie pentru a extrage 12 luni ...
Și toți acești bani împrăștiați pe fereastră de atunci nu creați un șablon, pe care le-ai putea folosi mai târziu. (La urma urmei, anul viitor ai putea începe practic din nou, aproape de la zero ...)

Întreb doar încet: Câte astfel de ture inutile alergi cu compania ta? Când înregistrați concediul sau programul de lucru sau pur și simplu înregistrați date săptămânale despre trafic, epuizarea stocului ... Cât de mult ar merita un model mai simplu care să vă ia de pe umeri munca inutilă?

Adevărata problemă este că nu începeți să gândiți într-un sistem.
Nu vă uitați în spatele datelor pentru a vedea care sunt informațiile reale și cum merită să le stocați.

Dar nu este vina ta!

La urma urmei, nicăieri n-a arătat nimeni acest lucru. Nicăieri nu sunt învățați cum să privească în spatele contextelor ... Trebuie să vă dați seama totul pentru dvs. și înțelegeți că vă îndreptați către forme familiare, „șabloane”.

în plus creierul nostru interpretează mai bine datele în matrice - adică în tabele bidimensionale. Ca și în calendar: zilele sunt în coloane, iar rândurile sunt săptămânile.

Pentru că îl face logic și ușor de văzut.

Dar până acum nimeni nu a spus că bucuria momentană poate duce la multe momente jenante pe termen lung. Deoarece sarcinile vor fi repetate și vor mai fi o lună, un alt an ... Uneori veți avea nevoie de o vizualizare săptămânală sau zilnică, poate trimestrială.

Dacă nu doriți să vă pierdeți între numere și hârtii, atunci este timpul:

Luați pastila roșie ...

și învățați un nou mod de gândire care vă va oferi o soluție mai simplă în nenumărate situații în viitor.

Dar pentru asta trebuie să renunți la propria gândire „matricială”.

Pentru că numai așa vei ști etern-calendar - adică foi de calcul pe termen lung.

Ca prim pas veți avea nevoie de o listă, care conține datele de bază - cea mai informativă unitate și proprietățile sale. În acest caz, sunt zilele anului.
Pentru acesteatrebuie să atribuiți informațiile datelor - acum ce zi și câte săptămâni. (Din fericire, Excel are aceste informații încorporate pentru toate datele, deci nu trebuie să le luați în serios acum.)
Acum singura sarcină este de a interpreta din date obține informații, de fapt aranjate într-o matrice potrivit gustului dumneavoastră.

Cu toate acestea, există un instrument pentru acest lucru în Excel: acesta placa de pivot. Scopul pivotului este că tu decizi ce primește pe axele mesei și nu este doar flexibil, ci și obraznic.!

Intelegi asta? Nu sunt sigur, așa că o voi spune cu alte cuvinte, deoarece este greu de înțeles fără experiență: dacă renunțați la aspectul matricei și treceți la stocarea datelor curente, puteți cu câteva clicuri puteți crea oricâte matrici folosind pivot doriți!

La fel cum puteți crea un calendar cu orice aspect din zilele următoare: zilnic/săptămânal/lunar, matrice sau listă.

Dar, pentru a vă oferi un exemplu mai tangibil, puteți chiar să creați un aspect lunar de foaie de timp de aici și să automatizați activitatea secretarului.

Mai mult, deoarece modelul este „etern”, va funcționa și anul viitor. Zilele se schimbă, dar Excel este literalmente reîmprospătează „vizualizările” la atingerea unui buton.

Acest lucru este valabil pentru datele companiei dvs., dar și pentru bugetul privat: dacă vă structurați bine datele, puteți face orice întrebări din aceasta ulterior ...

Este incredibil și dureros

Știu că este greu să treci de cealaltă parte a Matrixului, dar vreau să mă credeți că acest miracol pivot special există în Excel - și merită să luați pilula roșie, deoarece vor exista o mulțime de modalități de a vă aduce beneficii!

S-ar putea să vă gândiți acum că, dacă acest lucru este adevărat, ați pierdut mult timp până acum, păstrând liste separate.

Încearcă să renunți la această durere și gândește-te mai mult la asta cât timp puteți elibera în viitor.

Doar veniți la un atelier de analiză a datelor, unde, pe lângă tehnicile de bază, vă voi învăța și cum să creați un tablou de bord care să vă permită să vedeți imediat informațiile importante pentru dvs. din datele dvs.