Acestea centralizează organizarea de evenimente de către companii de stat

29 iulie 2018 16:55

Achizițiile de comunicații guvernamentale au fost posibile într-un mod centralizat de la sfârșitul anului 2014, după aprobarea Biroului Național de Comunicații, iar din iulie anul curent trebuie să aprobe organizarea evenimentelor lor cu agenția în conformitate cu un nou decret guvernamental.

Biroul Național de Comunicații a emis orientări cu privire la sarcinile specifice ale agențiilor de stat, pe baza cărora rezumăm principalele informații din articolul nostru.

Conform decretului guvernului, organizarea de evenimente este o pregătire la scară largă, organizarea, coordonarea lucrărilor legate de un scop prealabil ocazional sau regulat (în special social, științific, profesional, cultural, sportiv) care se adună într-un loc și moment dat., care include un serviciu legat de eveniment, astfel, în special, furnizarea de locuri pentru evenimente, tehnologie pentru evenimente, echipamente, decor, catering, programe, interpreți, cazare.

Cu toate acestea, legislația include și servicii de consultanță conexe (de exemplu, propunerea pentru un plan de programe, programe culturale conexe), servicii de transport și pază.

Evenimentele care implică catering sunt, în majoritatea cazurilor, supuse licențierii de acum înainte pentru instituțiile publice

Legea descrie că, în funcție de natura evenimentului, puteți furniza lucrări de pregătire, organizare și coordonare la scară largă legate de eveniment:

- o companie de gestionare a evenimentelor în cooperare cu organizația relevantă în calitate de client sau

- organizația în cauză este propriul său angajat, caz în care organizația în cauză selectează compania (companiile) sau indivizii separat pentru fiecare sarcină secundară a organizării evenimentului și îi contractează separat.

Una dintre cele mai importante schimbări este că nevoia de a organiza evenimente complexe și chiar de a efectua sub-sarcini individuale trebuie acum raportată la birou de către cei implicați.

De exemplu, organizarea unui eveniment complex, organizarea unei tabere de boboci, organizarea unui roadshow în mai multe locații, un eveniment corporativ la sfârșitul anului/întâlnire cu clienții.

În același timp, locul evenimentelor + cazarea poate fi legat de un eveniment la un moment dat, chiar și de la diferiți furnizori de servicii.

Ghidul de birou oferă, de asemenea, exemple concrete organizarea de evenimente care intră în sfera de aplicare a decretului guvernamentalre: un astfel de

- instruire pentru construirea de echipe, care utilizează și servicii de restaurant și cazare, - instruire pentru construirea de echipe, care utilizează și servicii de restaurant și coaching,

- organizarea unei zile sportive cu cazare, masă, o sală de evenimente și o zonă în aer liber,

- educație, întâlnire profesională organizată în afara sediului organizației în cauză, folosind închirierea camerei și mesele.

De asemenea, trebuie solicitată o autorizație centrală pentru o cină corporativă de Crăciun, balul bobocilor și orice atelier dacă are loc pe site-ul exterior.

Nu este reglementat de regulament, deci nu este nevoie să aprobați în prealabil un prânz la restaurantul companiei sau o cină la restaurant mâncată în timpul unei călătorii de team building. Organizarea unei ceremonii de premiere a aniversării atelierului/angajaților la sediul organizației în cauză cu furnizarea de apă minerală și biscuiți nu face obiectul unei autorizații, cu excepția cazului în care este însoțită de alte servicii de organizare a evenimentelor.

În plus față de cele de mai sus, organismele publice pentru evenimentele lor vor fi puse în aplicare de la 1 ianuarie 2019 plan anual de evenimente ele trebuie pregătite de De asemenea, acestea trebuie înregistrate pe un portal centralizat de achiziții. Cerințele pentru organizarea evenimentelor trebuie înregistrate pe portal pentru acele evenimente după 1 septembrie 2018. Oficiul va decide fezabilitatea sa în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea cererii de organizare a evenimentului.

Deciziile sale pot fi: a) să returneze implementarea organizării evenimentului către organizația în cauză, pe propria răspundere, b) să stabilească condițiile sau să indice modificările necesare, dacă sunt îndeplinite, pentru a contribui la implementarea organizării evenimentului, c ) să implementeze organizarea evenimentului de către birou. (d) nu contribuie la organizarea evenimentului sau (e) solicitări.